Event katalog nebo Event manažer? Kdy a pro koho?

Primárně je Event katalog určen pro rychlé vyhledávání a přehled dodavatelů, které můžete využít pro své eventy a akce. Oproti tomu Event manažer Vám má být pomocníkem při přípravě a organizaci Vašich akcí. Jsou zde proto pokročilé funkce pro vyhledávání dodavatelů. kteří by co nejvíce vyhovovali pro účely Vašeho plánovaného eventu, kdy víte, co připravujete, pro koho, s jakým cílem a znáte tak parametry plánované akce.

Z hlediska orientace na cílové skupiny lze říci, že Event katalog je určen spíše pro všechny, kteří se zajímají o eventy a organizují méně náročné, jednodušší akce (večírek, turnaj, školení,....) pro menší počet lidí. K nim patří organizátoři také např. asistenti, asistentky nebo jiní pověření pracovníci firem, kteří mají itakové eventy na starost nebo třeba freelanceři, orientující se na tento segment trhu. Event manažer cílí naopak na odborníky a specialisty v oblasti produkce, event managementu a event marketingu. Vedle pokročilých funkcí pro vyhledávání a jednání s dodavateli zde postupně budeme přidávat další funkce potřebné pro plánování a řízení vlastních eventových projektů. 

Výše uvedené členění je jen základním pohledem a vůbec neznamená, že pro jednu cílovou skupinu uživatelů je určený Event katalog a pro druhou Event manažer. Naopak oba pilíře systému jsou vhodné pro všechny. Zájemci, začínající nebo méně zkušení evenťáci, nebo Ti, kteří organizují jednodušší akce mohou využít všech nadstandardů manažera a čerpat tak další nápady, myšlenky nebo zkušenosti. A pro odborníky s letitou praxí může být katalog cenným orientačním nástrojem, který je může inspirovat. Jako letitý praktik mohu říci, že pro první nástřel projektu nepotřebuji ani jeden z nástrojů, protože v hlavě mám velké množství dodavatelů, znám jejich psané i nepsané možnosti, orientuji se v prostředí a lokalitách a jejich možnostech a výběr subdodavatelů přichází až v druhé fázi, většinou po schválení záměru zákazníkem. Ale protože má paměť není neomezená a obrazy se s časem v paměti zkreslují (a leta mění i realitu), tak je pro mě Event katalog neocenitelným pomocníkem pro regeneraci zkušeností. Rychlý přehled, připomenutí informací i zdroj novinek.

---------

Podle způsobu jak přemýšlíte při plánování eventů.

Jedním z faktorů, kdy je lépe použít Event katalog a kdy Event manažer je i způsob myšlení uživatele, který event nejen realizuje dle zadání, ale sám ho i vymýšlí. Jeho scénář, způsob plnění záměrů pořádajícího, téma, atmosféru, způsob realizace. Podle postupu rešení se mj. evenťáci dají rozdělit na dvě skupiny. Jedni nejprve vystaví základní kostru eventu a následně doplňují zaměření, charakter, myšlenku. Podobně jako u stavby rodinnéno domu. Druzí začnou u myšlenky, nápadu a teprve poté hledají řešení. Jak říkávám, snaží se snést modré z nebe. První způsob je snazší a podstatně méně rizikový. Stále máte pevný základ a dle možností postupujete až ke zdárnému cíli. Druhý způsob naopak rizikovější, protože protože nejprve vystavíte vzdušný zámek a poté co jím nadchnete i zadavatele, tak začnete hledat a realizovat řešení. Když jste dostatečně nadšený evenťák snílek a máte i dost zkušeností, tak se dílo sice podaří, ale cestou řešíte spoustu výzev, stále hledáte řešení a často musíte korigovat své představy. Event manažer byl vyvíjen lidmi, kteří patří do té skupiny, která od myšlenky postupuje k řešení, Event katalog spíše pro ty, kteří mají základní zadání a následně postupují k řešení.

Uvedu jednoduchý příklad uvedeného rozdílného přístupu při hledání vhodného prostoru s využitím našich i jiných obdobných portálů. Zadání je jednoduché - firemní večírek k nějaké příležitosti. Jednoduchému zadání stačí jednoduché filtry pro pomoc při vyhledávání vhodných prostor. Znáte předpokládaný počet účastníků, máte představu o místě, kde se bude konat a víte, že to bude večírek. Běžné vyhledávače a náš Event katalog vám hned na první dobrou nabídnou filtry pro lokace, počet osob a typ akce, tedy stoprocentní odpověď na vaše otázky. Event manažer Vám nabídne lokace, kapacity, ale typy akcí jen v základním dělení. A v tom rozdílu je i odpověď na otázku, kdy je lépe použít katalog a kdy manažer.

Pokud patřím spíše do první skupiny evenťáků, vyhledavače s filtrem podle typů akce mi najdou vyhovující prostory a podle toho, čím mě každý z nich osloví, se inspiruji a získávám nápady pro další konkretizaci řešení eventu. Zaujme mě moderní hotel, stylová restaurace, starý mlýn, zámek nebo třeba odsvěcený kostel. Asi každý z vás má už teď spoustu nápadů, jak by s danými prostory naložilo a hurá, půl práce je hotovo.

Pokud jsem začal tím, že už vím, co chci realizovat, daný filtr mi vlastně vůbec nepomůže, protože mi nabídne naprostou většinu kapacitně a lokálně vyhovujících prostorů, ale ten "svůj" budu muset stejně hledat. A k tomu mi poslouží právě manažer. Protože vím, jaký druh prostoru potřebuji, vím jaký chci, aby měl charakter, využiji právě těchto filtrů. které jsou právě pro tento styl přemýšlení přizpůsobeny. Já nehledám prostor pro večírek, já hledám jakýkoliv mě vyhovující prostor, ve kterém vím, že plánovanou akci, v našem případě večírek, uskutečním. 

Vlastně náš dědeček portál v důchodu (Prostoryproakce.cz) filtr na typy prostorů nenabízel. Časté připomínky nejen zákazníků, ale i pronajímatelů prostor, kteří zařazení prostor podle typů akcí viděli u jiných portálů, nás vedly k myšlence vytvoření dnešního Event manažera. Je pravdou, že většinou uvedený filtr nevede k výběru prostorů, ale pomáhá při realizaci eventů podle zadání a jsou-li výsledky hledání vhodně prezentovány, tak jsou inspirující pro další práci.
TIP:
To, že dělení dle typů akcí často nevede k nějaké významnější selekci objektů, s hledanými prostory je dáno samotným postupem přiřazování prostorů. Jako dodavatel pro zápis svých prostorů musím poskytnout informace o svých prostorech. A když mám např. sál nebo salonek, tak také určuji k čemu se hodí. A ten se hodí ke školení, konferenci, večírku, oslavě, workshopu, vlastně mimo ubytování, sportu a wellnesu snad ke všemu. I když jsou sály s využitím i pro sport : ). A asi budete souhlasit, že nějaký sál nebo salonek najdete v naprosté většině objektů. A Tak když chcete uspořádat např. zmíněný večírek, z povahy věci je jasné, že se vám nabídne naprostá většina ve vyhledávači zadaných prostor. Když ale hledáte např. historický prostor, tak vám právě pomůžou filtry manažera. Najdete hrady, zámky, statky, dvory nebo kláštery nebo i bez určení druhu budovy všechny prostory s historickým charakterem. Ano, jedna maličkost, musíte už vědět co hledáte :)